La Oficina de Control Interno, define nuevas directrices para la solicitud de Consecutivos Internos y Externos

Con el fin de darle mayor orden y control a la información interna como externa que se genera en la Alcaldía Municipal, se dan a conocer las Nuevas Directrices para la solicitud de consecutivos Internos y Externos.

En los últimos meses se ha evidenciado en la Alcaldía Municipal, a través de la Oficina de Control Interno, que las respuestas de los PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Derechos de Petición y demás solicitudes) que llegan a la Alcaldía municipal a través de la Ventanilla Única, no se les ha dado respuesta oportuna o no fueron informados a Ventanilla única a la hora de solicitar el consecutivo.

Esta situación llevó a que se dictaran Nuevas Directrices para la solicitud de Consecutivos Internos y Externos a partir de ayer, con el fin de implementar controles a este proceso.

Es decir que los consecutivos a los oficios serán asignados por ventanilla única una vez lleven el oficio en físico ya listo para su envío, allí la funcionaria le colocará con un numerador el consecutivo y la fecha en las tres copias del oficio que ustedes le hagan llegar, como lo explica Lorena Gallego, asesora de Control Interno.

“Respetuosamente solicito su compromiso con este nuevo control que estamos implementando, ya que además de garantizar el control a las respuesta a los PQRS, esto permite que se cumpla con lo establecido por el Archivo General de la Nación, el cual especifica que en ventanilla única debe reposar una copia de todo oficio que se genere en la administración municipal y cito la siguiente Nota para sustentar lo que se está pidiendo (Nota: se encontró en revisión efectuada que en las carpetas de ventanilla no reposan las copias de gran cantidad de oficios enviados cuyos consecutivos habían sido asignados)”explicó Gil.

Pero las sugerencias no terminan ahí, la funcionaria realizó otras precisiones como por ejemplo cuando se esté contestando un PQR, deben informar el radicado de ventanilla única del oficio al cual le estén dando respuesta, con esto facilitarán el seguimiento que realiza la Oficina de Control Interno.

“Es preciso también recordarles que todo oficio que sale de la administración municipal debe tener su correspondiente consecutivo ya que de lo contrario no sería una comunicación oficial, y estaría en contra de la Gestión Documental de la Administración” dijo Gallego.

En vista de lo anterior, a partir de ayer quedó totalmente prohibido que la funcionaria de Ventanilla Única asigne consecutivos por medio telefónico, el modelo de cómo deberán hacer llegar los oficios a Ventanilla Única es el que se explicó en el oficio entregado por la misma asesora de Control Interno y en este comunicado.